Департамент освіти та гуманітарної політики
Черкаської міської ради

Заходи

Основним документом про трудову діяльність працівника є трудова книжка, яка дає змогу власнику або уповноваженому ним органу при прийнятті працівника на роботу мати уяву про досвід роботи такого працівника з тим, щоб прийняти його на роботу або обгрунтовано відмовити в цьому. Інша важлива функція трудової книжки – підтвердження стажу роботи для призначення пенсії – втратила свою значимість, оскільки на сьогодні пенсії згідно із законодавством про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування призначаються відповідно до страхового стажу працівника.

На працівників покладається обов'язок при укладенні трудового договору подати належно оформлену трудову книжку (п. 1.3 Інструкції № 58).

Особи, які вперше шукають роботу і не мають трудової книжки, мають пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи. Запис відомостей про роботу за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, провадиться за бажанням працівника власником або уповноваженим ним органом і в трудовій книжці зазначається окремим рядком.

У разі коли в трудовій книжці заповнено всі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем, який вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за місцем роботи працівника у такому самому порядку, що і трудова книжка.

Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульний аркуш) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10 х 25 мм з надписом «Виданий вкладиш» і тут же зазначаються серія і номер вкладиша. При кожній наступній видачі вкладиша має ставитися наступний штамп і зазначатися серія і номер вкладиша. У разі необхідності доповнення трудової книжки вкладишем видається вкладиш нового зразка незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (нового чи раніше встановлених у 1938 і 1974 рр. зразків). Крім того, трудові книжки раніше встановленого зразка продовжують діяти, але обміну не підлягають.

Відповідно до п. 2.1 Інструкції № 58 трудові книжки та вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською і російською мовами.

Відповідно до ст. 10 Конституції України від 28.06.96 р. № 254к/96-ВР державною мовою в Україні є українська мова. З переходом на ведення офіційного діловодства українською (державною) мовою не буде порушенням, якщо записи у трудових книжках старих зразків вестимуться тільки українською мовою. У нових бланках трудових книжок передбачено тільки україномовний розділ.

трудові книжки і вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах кульковою ручкою або з пером, чорнилами чорного, синього або фіолетового кольорів. Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць – двозначними). Наприклад, якщо працівника прийнято на роботу 5 січня 2009 р., у графі 2 трудової книжки записується «05.01.2009».

Стягнення до трудової книжки не заносяться. Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення – у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

відомості про працівника – записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження. Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка;

відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення – мають бути внесені у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону. При цьому в разі звільнення трудова книжка має бути належно оформлена та видана працівнику у день звільнення. У разі затримки видачі трудової книжки з вини власника працівнику виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому випадку вважається день видачі трудової книжки;

З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці (ф. № П-2, затверджена наказом Держкомстату України від 05.12.2008 р. № 489), в якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).

Відповідно до п. 2.14 Інструкції № 58 у графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишеться повне найменування підприємства. Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу. Після цього у графі 3 пишеться: «Прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво» із зазначенням їх конкретного найменування, а також роботи, професії або посади і присвоєного розряду. Записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнято працівника, виконуються для працівників відповідно до найменування професій і посад, зазначених у Класифікаторі професій.

Переведення працівника на іншу постійну роботу на тому самому підприємстві оформлюється в такому самому порядку, як і прийняття на роботу.

Якщо за час роботи працівника назва підприємства змінюється, то про це окремим рядком у графі 3 трудової книжки робиться запис, наприклад: «ТОВ «Мрія» з 1 грудня 2009 р. перейменоване на ТОВ «ВВ», а у графі 4 проставляється підстава перейменування – наказ від 01.12.2009 р. № 2.

Записи про причини звільнення у трудовій книжці повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

Зауважимо, що днем звільнення вважається останній день роботи.

Зміна записів у трудових книжках

Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім'я та по батькові тощо) із посиланням на номер і дату цих документів. Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

Виправлення записів у трудових книжках

Виправлення виконується у разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис. Крім того, власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов'язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.

При цьому згідно з п. 2.9 Інструкції № 58 виправлені відомості про роботу, про переведення на іншу роботу, про нагородження та заохочення тощо мають повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження. У разі втрати наказу чи розпорядження або невідповідності їх фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці. Показання свідків не можуть бути підставою для виправлення занесених раніше записів.

Звертаємо увагу на те, що у розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.

У такому самому порядку визнається недійсним запис про звільнення і переведення на іншу постійну роботу у разі незаконного звільнення або переведення, установленого органом, який розглядає трудові спори, і поновлення на попередній роботі або формулювання причини звільнення. Наприклад, пишеться: «Запис за № таким-то є недійсним, поновлений на попередній роботі». При зміні формулювання причини звільнення пишеться: «Запис за № таким-то є недійсним, звільнений...» і зазначається нове формулювання. У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення. За наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаного недійсним, на прохання працівника видається дублікат трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.

Дублікат трудової книжки

Дублікат трудової книжки (вкладиша до неї) видається:

працівникові, який загубив трудову книжку (вкладиш до неї). При цьому він зобов'язаний негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. У свою чергу власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» в правому верхньому кутку першої сторінки у строки не пізніше 15 днів після заяви

У графу 3 розділу «Відомості про роботу» спочатку вносять запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами. Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записують по окремих періодах роботи в такому порядку:

у графі 2 зазначають дату прийняття на роботу;

у графі 3 пишуть найменування підприємства, де працював працівник, а також цеху (відділу) і посади (роботи), на яку було прийнято працівника. Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій провадиться за бажанням працівника.

У графі 2 записують дату звільнення, а у графі 3 – причину звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані. Якщо документи не містять повністю вищезазначених даних про роботу в минулому, в дублікат трудової книжки вносяться тільки ті дані, що є у документах.

Зберігання та облік трудових книжок на підприємстві

Трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а після закінчення зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний постійно мати в наявності необхідну кількість бланків трудових книжок і вкладишів до них.

Інструкцією № 58 встановлено таку документацію щодо обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок:

акт на списання бланків трудових книжок або вкладишів до них (ф. № П-11, затверджена наказом № 277).

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них і книга обліку руху трудових книжок мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом керівника підприємства і печаткою.

Трудові книжки та вкладиші до них зберігаються на підприємствах, в установах, організаціях як документи суворої звітності, а при звільненні працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку. Видачу трудової книжки на руки працівнику, крім випадку звільнення, не передбачено. У разі необхідності роботодавець видає працівнику на його прохання виписки з трудової книжки.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який здійснює оформлення прийняття і звільнення працівників. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії і номера, видані працівникам знову. У разі одержання трудової книжки у зв'язку із звільненням працівник розписується у особистій картці і у книзі обліку.

Постановою № 301 передбачено, що відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачі трудових книжок покладено на керівників підприємств, установ, організацій.

За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.

Особова справа

Особова справа - це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. Вона посідає основне місце у системі персонального обліку працівників.

Заводяться особові справи на керівника підприємства, його заступників, начальників відділів та служб, їх заступників, матеріально відповідальних осіб, спеціалістів тощо. Оформлюється після зарахування працівників на роботу. Спочатку до особової справи заносять документи, що відображають процес приймання на роботу, потім - всі основні документі, які виникають протягом трудової діяльності працівника в установі.

Систематизуються особові справи в алфавітному порядку.

Автобіографія складається у довільній формі. Можна у вигляді таблиці-анкети.

І. Конфіденційна інформація. 1. Прізвище, ім'я, по батькові.
2. Адреса.
3. Телефон.
4. Дата народження.
5. Сімейний стан.
6. Діти (кількість та вік).
7. Володіння мовами.
8. Комп'ютерна грамотність,
9. Область спеціалізації.
II. Освіта (у хронологічному порядку).
1. Час освіти.
2. Назва учбового закладу.
ІІІ. Трудова діяльність (у хронологічному порядку).
1. Період роботи.
2. Місце роботи.

Рекомендаційний лист - це документ, в якому дається оцінка ділових та моральних якостей робітника.

Документи особової справи містять інформацію не лише про прийняття, переведення та звільнення працівника, а й про його вік, освіту, трудовий стаж, сімейний стан, багато інших відомостей про його життя та діяльність. З огляду на це вони можуть бути використані для проведення соціально-демографічних досліджень. Крім того, як свідчить досвід вивчення особових справ, в них нерідко можна знайти документи, необхідні для вивчення історії розвитку тих чи інших підприємств, установ.

Документи особової справи ведуться не по роках, а протягом усього часу праці особи на підприємстві і в номенклатуру справ не заносяться.

Розглянемо оформлення обкладинки особової справи Заголовок, що розташовується на обкладинці, повинен містити повну назву підприємства, номер справи, прізвище, ім'я, по батькові особи, на яку вона заведена, у називному відмінку.

Обов'язково проставляється дата заведення (день прийняття особи на роботу) та закінчення (день звільнення) особової справи. Оскільки справа є документом тривалого зберігання, її необхідно вкласти у тверду обкладинку і переплести.

Після звільнення працівника заяву про його звільнення, копію наказу (розпорядження) або витяг з нього, а також інші документи (лист про переведення на іншу роботу, подання на звільнення тощо), на підставі яких видано наказ (розпорядження), підшивають в особову справу та записують в опис. У додатку до особової справи працівника робиться запис про його звільнення. Після виконання цих процедур особова справа вилучається та зберігається у відділі кадрів протягом двох років, потім здається на зберігання в архів організації до кінця загального строку зберігання - 75 років.

Доступ до особових справ повинне бути обмеженим. Вони перебувають на особливому зберіганні нарівні з секретними документами.

Як правило, особові справи розміщують у сейфах чи, на крайній випадок, у спеціально для цього пристосованих залізних шафах, що замикаються.

Відповідальність за зберігання особових справ несе начальник відділу кадрів, референт з персоналу або секретар.

Видаються особові справи для службового користування лише особам, коло яких визначене керівником установи. Не дозволяється затримувати особову справу більше, ніж на один день, виносити її за межі підприємства. У разі використання особової справи забороняється робити будь-які виправлення раніше зроблених записів або вносити нові, вилучати документи чи долучати нові. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена.

Зберігається особова справа в архіві як самостійна одиниця зберігання. В разі переведення працівника на іншу роботу особова справа, як правило, не передається. Виняток становлять випадки переведення особи з підприємства на підприємство однієї системи.

Трудовий договір є угодою між працівником і власником підприємства або уповноваженим органом, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу за певною спеціальністю, кваліфікацією або посадою, підпорядковуватися внутрішньому трудовому розпорядку, а власник підприємства зобов'язується виплачувати заробітну плату та забезпечувати необхідні для виконання роботи умови праці, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

Трудовий договір укладається на:
невизначений термін;
на визначений термін за угодою сторін;
на час виконання певної роботи..
Укладається в усній чи письмовій формі.

Особлива форму договору - контракт, у якому термін його дії, права, обов'язки, відповідальність сторін, умови матеріального забезпечення і організації праці працівника, умови розірвання - встановлюються за угодою сторін. Укладається у письмовій формі у 2-х примірниках. За 2 місяці до закінчення терміну чинності контракту може бути продовжено або укладено на новий термін. Типова форма контракту затверджена наказом Мінпраці від 15.04.94 р. № 23, зареєстрована в Міністерстві юстиції України.